Erstattung von Berufsauslagen
Im Gegensatz zu einem Vertreter oder einem anderen unabhängigen Dienstleister ist der Arbeitnehmer in der Regel nicht verpflichtet, die Ausgaben für Material und Berufsauslagen zu tragen. Der Arbeitnehmer ist jedoch verpflichtet, über Geschäftskosten Rechenschaft abzulegen und das Material sorgfältig und entsprechend der üblichen Gepflogenheiten zu behandeln.
Ist nichts anderes verabredet, so hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit den Geräten und dem Material auszurüsten, die dieser zur Arbeit benötigt (Art. 327 Abs. 1 OR).
Darüber hinaus hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen, bei Arbeit an auswärtigen Arbeitsorten auch die für den Unterhalt erforderlichen Aufwendungen (Art. 327a Abs. 1 OR).
Arbeitsmaterialien dürfen grundsätzlich nur für berufliche Zwecke verwendet werden. Es ist jedoch üblich, die Nutzung eines Firmenwagens für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz oder auch für private Zwecke zu gestatten. Dieser Vorteil stellt einen Sachlohn dar und muss als Privatanteil abgerechnet werden.
Arbeitsinstrumente und Materialien
Der Begriff “Geräte und Materialien” ist weit auszulegen und erstreckt sich auf alle Mittel, die dem Arbeitnehmer zur Ausführung der Arbeit zur Verfügung gestellt werden müssen. Dazu gehören auch Kommunikationsinstrumente, persönliche Schutzausrüstung und Spezialkleidung, Sicherheitsvorrichtungen oder ein Firmenfahrzeug. Dasselbe gilt für die Arbeitsräume, sofern dies erforderlich ist. Allerdings ist die Praxis des Home Office mittlerweile recht weit verbreitet und es ist nicht ungewöhnlich, Arbeitsverträge aus der Ferne abzuschliessen.
Wenn der Arbeitgeber mit der Bereitstellung von notwendigem Material in Verzug ist, so dass der Arbeitnehmer an der Erfüllung seiner Pflichten gehindert wird, befindet sich der Arbeitgeber in Verzug und darf die Lohnzahlung nicht verweigern.
Dasselbe gilt, wenn die Arbeitsmittel unzureichend oder ungeeignet sind oder die Sicherheit des Arbeitnehmers gefährden könnten.
Berufliche Ausgaben
Unter notwendigen Arbeitskosten versteht man alle notwendigen Ausgaben, die durch die Arbeit verursacht werden, insbesondere laufende Kosten (Büromaterial, Telefon), Kosten für Geschäftsreisen (öffentliche Verkehrsmittel, Taxi, Flugzeug), Kosten für ein Fahrzeug ausserhalb des Arbeitsplatzes oder auch Kosten für Unterkunft und Verpflegung, wenn der Arbeitnehmer ausserhalb seines Arbeitsplatzes beschäftigt ist.
Hinzu kommen die Kosten für spezielle Kleidung, die dem Arbeitnehmer auferlegt wird, aber nicht der Anzug oder die übliche Kleidung. Dasselbe gilt für die Kosten für die Reinigung dieser Kleidung.
Die übliche Kleidung und deren Reinigung kann dem Arbeitgeber auferlegt werden, wenn der Arbeitnehmer eine schmutzige Arbeit oder eine Arbeit an einem Ort mit hoher Luftfeuchtigkeit verrichten muss oder wenn der Arbeitgeber aus Gründen des Firmenimages eine bestimmte Kleidung vorschreibt.
Der Arbeitnehmer kann sogar die Erstattung von Anwaltskosten verlangen, wenn er sich gegen Anschuldigungen wegen einer Tätigkeit für den Arbeitgeber verteidigen muss, wenn der Arbeitnehmer nicht gegen den Vertrag verstossen hat. Diese Kosten müssen auch dann erstattet werden, wenn sie erst nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses entstanden sind.
Unterhaltskosten
Der Arbeitgeber kommt auch für alle Kosten auf, die dem Arbeitnehmer für seinen Lebensunterhalt entstehen, wenn er ausserhalb seines Arbeitsplatzes beschäftigt ist. Dabei handelt es sich in der Regel um Reise-, Unterkunfts- oder Verpflegungskosten.
Wenn sie im üblichen Rahmen der Arbeit bleiben, erstattet der Arbeitgeber sie vollständig, während er in anderen Fällen eine teilweise Erstattung vereinbaren kann.
Die Kosten für die Fahrt zwischen Wohnort und Arbeitsort sind jedoch vollständig vom Arbeitnehmer zu tragen, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Der Arbeitgeber übernimmt jedoch die Kosten für ungewöhnliche Reisen, z. B. wenn der Arbeitnehmer zu anderen Arbeitsorten fahren muss (z. B. auf eine Baustelle oder zu einem Kunden).
Ebenfalls nicht erstattet werden Umzugskosten aufgrund einer Verlegung des Arbeitsplatzes.
Material und Kosten zu Lasten des Arbeitnehmers
Die Behandlung von Material und Kosten ist unterschiedlich. Stellt im Einverständnis mit dem Arbeitgeber der Arbeitnehmer selbst Geräte oder Material für die Ausführung der Arbeit zur Verfügung, so ist er dafür angemessen zu entschädigen, sofern nichts anderes verabredet oder üblich ist (Art. 327 Abs. 2 OR). Abreden, dass der Arbeitnehmer die notwendigen Auslagen ganz oder teilweise selbst zu tragen habe, sind nichtig (Art. 327a Abs. 3 OR).
Unter bestimmten Umständen und in bestimmten Unternehmenszweigen ist es üblich, dass der Arbeitnehmer bestimmte Kosten übernimmt, z. B. die Schere eines Friseurs, das Musikinstrument eines Musikers oder die Messer eines Kochs.
Kosten für die Ausbildung
Wenn die Ausbildung im Zusammenhang mit der Ausführung der Arbeit steht und während der Beschäftigung auf Anordnung des Arbeitgebers oder aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung erfolgt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Kosten dafür zu erstatten.
Wenn die Ausbildung jedoch nicht in direktem Zusammenhang mit der Ausführung der Arbeit steht, ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, diese Kosten zu erstatten. Häufig ist jedoch vorgesehen, dass ein Arbeitgeber die Ausbildungskosten gegen die Verpflichtung finanziert, für einen bestimmten Zeitraum im Unternehmen zu bleiben, andernfalls ist der Arbeitnehmer verpflichtet, die Kosten an den Arbeitgeber zurückzuzahlen. Die Rückerstattung erfolgt in der Regel degressiv und verteilt sich auf 2 bis 3 Jahre.
Art der Rückerstattung
Die Kosten können vom Arbeitgeber direkt übernommen werden (z. B. Firmenkreditkarte) oder effektiv oder pauschal erstattet werden, einschliesslich eines im Voraus gezahlten Vorschusses. Es ist Sache des Arbeitnehmers, die Belege vorzulegen und eine Abrechnung zu erstellen.
Es ist möglich, schriftlich eine pauschale Kostenerstattung zu vereinbaren, was einerseits die Buchhaltung des Unternehmens stark vereinfacht und andererseits den Arbeitnehmer von der Pflicht befreit, die Kosten zu belegen. Die Pauschale muss jedoch ausreichend sein, um die Ausgaben über einen ausreichend langen Zeitraum zu decken.
Wenn die Pauschalentschädigung nicht ausreicht, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Erstattung der effektiv nachgewiesenen Kosten, ohne die bereits erhaltene Pauschalentschädigung zu mindern.
Ausserdem ist bei der Nutzung eines Privatwagens für berufliche Zwecke eine Kilometerpauschale fällig.
Übermässige Pauschalentschädigung
Wenn die Kostenerstattung keinen steuerpflichtigen Lohn darstellt, kann der Kostenüberschuss als verschleierter Lohn angesehen werden und unterliegt daher der Steuer und den Sozialversicherungsbeiträgen. Ausserdem besteht das Risiko, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, den Überschuss als üblichen Lohn zu zahlen, auch während des Urlaubs oder der Krankheit des Arbeitnehmers, während die pauschale Spesenvergütung nur bei effektiver Arbeit fällig wird.
Empfehlungen
Beachten Sie die folgenden Empfehlungen, um die Erstattung von Berufsauslagen besser zu handhaben:
- Überprüfen und stellen Sie den Zustand des dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellten Materials fest, um bereits vorhandene Defekte festzustellen und diese von dem durch den Arbeitnehmer verursachten Schaden zu unterscheiden.
- Führen Sie genau Buch über die effektiven Kosten und bewahren Sie alle Belege auf.
- Bei der Anwendung der Kostenpauschalierungsmethode sollten Sie darauf achten, dass Sie im Vergleich zu den effektiv entstandenen Kosten nicht zu viel bezahlen.
- Zahlen Sie die Pauschale nicht während des Urlaubs des Arbeitnehmers oder während einer anderen Verhinderung an der Arbeit.
- Wenn Sie Pauschalvergütungen, Kilometergeld oder eine Verpflichtung des Arbeitnehmers, seine eigene Arbeitsausrüstung zu benutzen, vorsehen möchten, vereinbaren Sie dies in einem schriftlichen Vertrag.
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