Indemnité de vacances en Suisse
Certes les vacances doivent en principe être accordées en nature, il existe des exceptions dans lesquelles le travailleur peut recevoir une indemnité en espèces en lieu de prendre des vacances.
Tel est le cas lorsqu’il existe un solde de vacances à la fin des rapports de travail, et qu’il n’est plus raisonnablement possible de les prendre en nature, pour des raisons justifiées.
Il se peut également que les vacances sont prises en nature, mais l’indemnité de vacances est payés avec le salaire régulier, en tant que pourcentage du salaire, au lieu de verser le salaire pendant les vacances. Cette approche n’est toutefois possible qu’à des conditions suivantes :
- Travail très irrégulier.
- Emploi à temps partiel.
- Indication claire et expresse du pourcentage du salaire à verser dans le contrat de travail.
- Mention claire et séparé du montant d’indemnité de vacances sur les décomptes.
Une simple indication “indemnité de vacances inclue” ne suffit pas. La violation de cette règle requiert l’employeur de payer le salaire pendant les vacances.
Les ressources humaines, tant internes qu’externes à l’entreprise, jouent un rôle crucial dans la rédaction des contrats de travail et le traitement des plaintes de salariés.
Entre autres, les obligations en matière de la comptabilité doivent être respectées, aussi parce que l’indemnité des vacances constitue un salaire imposable et soumise à des cotisations sociales.
Calcul du forfait pour le salaire horaire
Lorsque l’employé est payé à l’heure, l’employeur doit prévoir une indemnité des vacances qui correspond à l’équivalent des vacances à prendre en nature. Le calcul se base sur le salaire horaire comme suit:
- Pour le droit à 4 semaines de vacances (20 jours) = 8,33% de salaire horaire;
- Pour le droit à 5 semaines de vacances (25 jours) = 10,64% de salaire horaire;
- Le forfait est réduit proportionnellement en cas de temps partiel, tout comme le droit aux vacances en nature.
Par exemple, un salarié engagé 4 jours sur 5 (soit 80%) au taux horaire et avec le droit à 5 semaines de vacances reçoit une indemnité équivalente à 6,66% de son salaire horaire (autrement : 8,33% x 80%).
Type de salaire déterminant
L’indemnité des vacances doit être calculée non seulement sur la base du salaire fixe, mais également prendre en compte les paiements additionnels suivants:
- Suppléments pour travail par équipes.
- Suppléments pour les heures supplémentaires et le travail supplémentaire.
- Commission de vente, bonus et gratifications.
- Part privée du véhicule d’entreprise.
Les éléments suivants ne sont pas compris dans le calcul:
- Cadeaux d’ancienneté des montants non importants.
- Financement des frais de formation par l’employeur.
- Remboursement des frais effectifs.
Montant de salaire déterminant
Car le forfait se base sur le salaire du travailleur, il peut être difficile à établir les montants réguliers à verser comme indemnité des vacances, notamment si l’horaire est flexible et le nombre d’heures effectivement travaillés varie d’un mois à l’autre.
Le calcul se base ainsi sur le salaire effectif moyen pendant les 12 mois précédents ou durant une autre période adéquate. Une telle méthode schématique est acceptable pour autant qu’elle n’entraine pas des résultats manifestement faux.
Sinon, un calcul individuel doit être appliqué pour déterminer quelle commission ou quel salaire variable ou supplémentaire le travailleur aurait gagné pendant ses vacances.
Calcul d’indemnité des vacances à la fin des rapports de travail
Lorsque toutes les vacances n’ont pas été prises vers la fin des rapports de travail, il y a lieu à verser une compensation monétaire. Pour la calculer sur la base d’un salaire mensuel ou annuel, les méthodes de calcul suivantes peuvent être utilisées:
Indemnité pour 1 jour de vacances = salaire annuel (mensuel x12 ou x13) / jours travaillés dans l’année.
Indemnité pour 1 jour de vacances = salaire mensuel (y compris éventuelle portion du 13ème salaire) / mois travaillés dans l’année.
Recommandations
Observez les recommandations suivantes pour mieux gérer les indemnités de vacances en espèces et éviter des conflits avec vos collaborateurs:
- Tenez un journal ou registre informatique des heures et jours travaillés, des jours pris comme congé, et de toute rémunération horaire (y compris les majorations).
- Vérifiez régulièrement (au moins chaque mois) s’il faut solder les heures, les vacances, et payer une indemnité.
- Déterminez la base de calcul de l’indemnité des vacances (sur 12 mois précédents ou autre) et ne la changez pas sans motif justificatif.
- Soyez clair avec vos employés et assurez-vous qu’il ont bien compris la méthode de calcul et les principes applicables.
- Indiquez expressément la faculté de payer une indemnité de vacances au lieu d’accorder des congés en nature dans le contrat de travail ou le règlement du personnel.
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