Remboursement des frais professionnels
Contrairement à un mandataire ou tout autre fournisseur de services indépendant, le travailleur n’est généralement pas tenu d’assumer les dépenses pour le matériel et les frais professionnels. Le travailleur est toutefois obligé de rendre compte de frais professionnels et traiter le matériel avec soin et conformément à l’usage.
Sauf accord ou usage contraire, l’employeur fournit au travailleur les instruments de travail et les matériaux dont celui-ci a besoin (art. 327 al. 1 CO).
En outre, l’employeur rembourse au travailleur tous les frais imposés par l’exécution du travail et, lorsque le travailleur est occupé en dehors de son lieu de travail, les dépenses nécessaires pour son entretien (art. 327a al. 1 CO).
Le matériel de travail ne peut en principe qu’être utilisé à des fins professionnelles, mais il est courant de permettre l’utilisation d’un véhicule d’entreprise pour les déplacements entre domicile et travail, ou encore à des fins privées. Cet avantage constitue un salaire en nature et doit être décompté comme une part privée.
Instruments de travail et matériaux
La notion d’instruments et matériaux doit être interprétée dans le sens large, et s’étend à tous les moyens devant être mis à disposition du travailleur pour l’accomplissement du travail. Cela inclut aussi les instruments de communication, le matériel de protection individuelle et vêtements spéciaux, les dispositifs de sécurité ou un véhicule d’entreprise. Il en va de même des locaux de travail, lorsque cela est nécessaire, mais la pratique de home office est maintenant assez répandue et il n’est pas rare de conclure des contrats de travail à distance.
Lorsque l’employeur tarde à fournir du matériel nécessaire de façon que le travailleur est empêché d’accomplir ses devoirs, l’employeur se trouve en demeure et ne peut pas refuser de verser le salaire.
Il en va de même si les outils de travail sont insuffisants, inadéquats ou susceptibles de mettre la sécurité du travailleur en danger.
Frais professionnels
Par frais nécessaires au travail on entend toutes les dépenses nécessaires, occasionnées par le travail, notamment les frais courants (matériel de bureau, téléphonie), les frais de déplacement professionnels (transports publiques, taxi, avion), les frais de véhicule en dehors du lieu de travail ou encore les frais d’hébergement et de repas si le travailleur est occupé en dehors de son lieu de travail.
A cela s’ajoutent les frais de vêtement spéciaux imposés au travailleur, mais non pas le costard ou les vêtements habituels. Il en va de même des frais de nettoyage de ces vêtements.
Les vêtements habituels et leur nettoyage peuvent être mises à la charge de l’employeur si le travailleur est tenu d’exécuter un travail salissant ou dans un endroit hautement humide, ou encore lorsque l’employeur impose certains vêtements particuliers en raison de l’image de l’entreprise.
Le travailleur peut même demander le remboursement des frais d’avocat lorsqu’il doit se défendre contre les accusations pour une activité menée pour l’employeur, si le travailleur n’a pas violé le contrat. Ces frais doivent être remboursées même s’ils sont encourus postérieurement aux rapports de travail.
Frais d’entretien
L’employeur couvre aussi tout frais engagé par le salarié pour son entretien lorsqu’il est occupé en dehors de son lieu de travail. Il s’agit généralement des frais de voyages, de logement ou de repas.
S’ils restent dans le cadre usuel du travail, l’employeur les rembourse intégralement, alors que dans d’autres cas il peut convenir un remboursement partiel.
En revanche, les frais de déplacement entre le domicile et lieu de travail sont entièrement à la charge du travailleur, sous réserve d’accord contraire. L’employeur assume toutefois les frais de déplacement inhabituels, notamment lorsque le travailleur doit se rendre à d’autres lieux de travail (p.ex. sur un chantier ou chez un client).
Ne sont pas non plus remboursés les frais de déménagement en raison de déplacement du lieu de travail.
Matériel et frais à la charge du travailleur
Le traitement du matériel et des frais est différent. Si, d’entente avec l’employeur, le travailleur fournit lui-même des instruments de travail ou des matériaux, il est indemnisé convenablement, sauf accord ou usage contraire (art. 327 al. 2 CO). En revanche, les accords en vertu desquels le travailleur supporte lui-même tout ou partie de ses frais nécessaires sont nuls (art. 327a al. 3 CO).
Dans certaines circonstances et des branches d’entreprise particulières il est d’usage que le travailleur assume certains frais, comme les ciseaux d’un coiffeur, l’instrument musical d’un musicien ou encore les couteaux d’un cuisiner.
Frais de formation
Lorsque la formation est en rapport avec l’exécution du travail et intervienne en cours d’emploi, sur l’ordre de l’employeur ou en vertu de l’obligation légale, l’employeur est tenu d’en rembourser les frais.
En revanche, lorsque la formation est sans rapport direct avec l’exécution du travail, l’employeur n’est pas tenu de les rembourser. Il est toutefois souvent prévu qu’un employeur finance les frais de formation moyennant une obligation de rester au sein de l’entreprise pendant une certaine durée, sous peine d’obligation pour le travailleur de restituer ces frais à l’employeur. Le remboursement est généralement dégressif et réparti sur 2 à 3 ans.
Mode de remboursement
Les frais peuvent être couverts par l’employeur directement (p.ex. carte bancaire d’entreprise) ou être remboursés de manière effective ou forfaitaire, y compris moyennant une provision payée en avance. Il appartient au travailleur de présenter les justificatifs et établir un décompte.
Il est possible de convenir par écrit un remboursement forfaitaire des frais, ce qui simplifie largement la comptabilité de l’entreprise, d’une part, et dispense le travailleur de les justifier, d’autre. Toutefois, l’indemnité forfaitaire doit être suffisante pour couvrir les dépenses sur une période suffisamment longue.
Si l’indemnité forfaitaire est insuffisante, le travailleur a droit au remboursement des frais effectifs prouvés, sans diminuer l’indemnité forfaitaire déjà reçue.
En outre, en cas d’utilisation d’une voiture privée à des fins professionnels, une indemnité kilométrique est due.
Indemnité forfaitaire excessive
Si le remboursement des frais ne constitue pas un salaire imposable, l’excès de frais peut être considéré comme du salaire déguisé et sera par conséquent soumis à l’impôt et aux cotisations sociales. En outre, l’employeur risque d’être obligé de payer cet excédent comme salaire usuel, même pendant les vacances ou maladie du travailleur, alors que l’indemnité forfaitaire des frais n’est due qu’en cas de travail effectif.
Recommandations
Observez les recommandations suivantes pour mieux gérer le remboursement de frais professionnels:
- Vérifiez et constatez l’état de matériel fourni au travailleur pour constater tout défaut déjà existant et le distinguer du dommage causé par le travailleur.
- Tenez une comptabilité précise sur les frais effectifs et conservez tout justificatif.
- En utilisant la méthode d’indemnité de frais forfaitaire faites attention à ne pas trop payer par rapport aux frais effectivement encourus.
- Ne payez pas l’indemnité forfaitaire pendant les vacances du travailleur ou pendant un autre empêchement de travailler.
- Si vous souhaitez prévoir des indemnités forfaitaires, indemnité kilométrique ou une obligation pour le travailleur d’utiliser son propre matériel de travail, convenez-le dans un contrat écrit.
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