Rechtsdokumente, die für den fristgerechten Abschluss des Jahresabschlusses erforderlich sind
Der Abschluss von Jahresabschlüssen ist häufig mit Komplexität, Stress und engen Fristen verbunden. In dieser Phase müssen Treuhänder Finanzunterlagen abgleichen, Bilanzen abschliessen, Abschreibungen auf Vermögenswerte überprüfen und zahlreiche weitere entscheidende Aufgaben bewältigen.
Häufig stellt sich während der Vorbereitung heraus, dass Ihrem Kunden die erforderlichen Rechtsdokumente fehlen. Dadurch wird die Situation noch komplizierter, da ohne bestimmte Verträge eine genaue Überprüfung der Finanzdaten nicht möglich ist.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Rechtsdokumente vor, die für den fristgerechten Abschluss des Jahresabschlusses unerlässlich sind. Wir erläutern die wichtigsten Inhalte dieser Dokumente und zeigen Ihnen passende Online-Vertragsvorlagen, die Sie nutzen können.
Rangrücktrittsvereinbarung
Befindet sich ein Unternehmen in einem Zustand der Überschuldung oder decken seine Vermögenswerte nicht die Hälfte des Nominalkapitals und der gesetzlichen Rücklagen, sollte es idealerweise Insolvenz anmelden. Unterlässt es dies, kann der Geschäftsführer persönlich für künftige Verluste haftbar gemacht werden.
Um dies zu vermeiden, kann der Gläubiger eine Rangrücktrittsvereinbarung unterzeichnen. Mit diesem Dokument ist es möglich:
- Die Rückzahlung der Schulden bis zur Verbesserung der finanziellen Lage des Unternehmens zu verzögern;
- Zu verhindern, dass der Gläubiger die Forderung geltend macht oder der Schuldner die Schulden freiwillig zurückzahlt oder verrechnet;
- Die Verzinsung der Schulden ohne Zahlung während der Rangrückstellung zu ermöglichen;
- Die Rückzahlung anderer Gläubiger im Falle eines Konkurses des Unternehmens zu priorisieren.
Der ideale Zeitpunkt für die Erstellung einer Rangrücktrittsvereinbarung ist zu Beginn des Jahres, wenn der Jahresabschluss erstellt wird.
Wichtige Punkte in der Rangrücktrittsvereinbarung
Beim Erstellen des Vertrags für den Rangrücktritt von Forderungen sollten die folgenden Informationen enthalten sein:
- Das Datum, an dem der Schuldenbetrag erfasst wurde;
- Der Ursprung der Schulden, deren Währung und Betrag;
- Der nachrangige Betrag, dessen Währung sowie die Aussetzung oder der Verzicht auf Zinsen.
Nachgelagerter Darlehensvertrag
Wenn ein Unternehmen mit hoher Verschuldung konfrontiert ist und ein zusätzliches Darlehen aufnehmen möchte, kann es mit einem Aktionär oder einer nahestehenden Partei einen nachrangigen Darlehensvertrag abschliessen, um die benötigte Finanzierung sicherzustellen. Dieser Vertrag regelt insbesondere die Einzelheiten des zusätzlichen Darlehens, den nachrangigen Betrag sowie die Bedingungen für die Rückzahlung. Dank des nachgelagerten Darlehensvertrags ist es möglich:
- Dem Darlehensnehmer zusätzlichen Kapitalzugang trotz bestehender Schulden zu ermöglichen;
- Die Rückzahlung des Darlehens bis zur Verbesserung der finanziellen Situation des Unternehmens zu verzögern.
Der beste Zeitpunkt für die Erstellung eines nachgelagerten Darlehensvertrags ist zu Beginn des Jahres, während der Abschluss des Jahresabschlusses erfolgt.
Wichtige Punkte im nachrangigen Darlehensvertrag
Bei der Erstellung eines nachrangigen Darlehensvertrags sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
- Der Betrag des Darlehens, die Währung und das Datum der Bereitstellung;
- Der nachrangige Betrag und die entsprechende Währung.
Optional kann eine Vorbedingung vereinbart werden, um sicherzustellen, dass bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, bevor das Darlehen gewährt wird.
Darlehen an den Aktionär zum Mindestzinssatz
Umgekehrt kann die Steuerverwaltung ein Darlehen an den Aktionär verlangen, wenn dieser dem Unternehmen eine Schuld hat (z. B. durch ein Darlehen, private Ausgaben, die mit der Firmenkarte beglichen wurden, usw.). Dieses Dokument definiert die Details des Darlehens und ermöglicht es den Parteien:
- Finanzielle Verpflichtungen zu regeln,
- Die Rückzahlungsbedingungen festzulegen,
- Einen Mindestzinssatz anzuwenden, der jährlich neu berechnet wird.
Der ideale Zeitpunkt für die Erstellung eines Darlehensvertrags an den Aktionär ist zu Beginn des Jahres, wenn der Jahresabschluss erstellt wird.
Wichtige Punkte im Darlehensvertrag an den Aktionär
Bei der Erstellung eines Darlehensvertrags an den Aktionär sollten folgende Details berücksichtigt werden:
- Der geliehene Betrag, die Währung und das Datum der Darlehensgewährung;
- Die Frist, bis zu der das Darlehen zurückgezahlt werden muss;
- Der anzuwendende Zinssatz sowie die Häufigkeit der Zinszahlungen.
Zusätzlich können die Parteien Vorbedingungen vereinbaren und die Bankkonten festlegen, auf die das Darlehen ausgezahlt und zurückgezahlt wird.
Protokoll der ordentlichen Generalversammlung(AG)
Innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres müssen die Jahresabschlüsse von der Generalversammlung der Aktionäre genehmigt werden. Anschliessend müssen die Protokolle der Generalversammlung erstellt und unterzeichnet werden. Dieses Dokument dient als offizieller Nachweis des Genehmigungsprozesses sowie der während der Versammlung getroffenen finanziellen Entscheidungen.
Bitte beachten Sie, dass das Unternehmen das Protokoll der Generalversammlung auch dann unterzeichnen muss, wenn es nur einen Aktionär hat.
Der beste Zeitpunkt für die Erstellung des Protokolls der Generalversammlung ist unmittelbar nach der Abhaltung der Hauptversammlung
Wichtige Punkte im Protokoll der ordentlichen Generalversammlung (AG)
Das Protokoll der Generalversammlung muss eine detaillierte Zusammenfassung der wesentlichen Diskussionen, Entscheidungen und Beschlüsse enthalten, die während der Versammlung getroffen wurden. Es ist daher erforderlich, folgende Informationen aufzunehmen:
- Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung;
- Der Mindestanteil an Mitgliedern oder Aktionären, der für die Beschlussfähigkeit erforderlich ist;
- Versammlungsleiter, Protokollführer und Revisor;
- Die Genehmigung des Jahresabschlusses, der gesetzlichen Rücklagen, der Dividenden und des Gewinnvortrags;
- Allgemeine Berichte des Verwaltungsrats.
Einspruch gegen einen Steuerbescheid
Wenn ein Unternehmen seine Steuererklärung nicht rechtzeitig eingereicht hat, kann die Steuerverwaltung einen Ermessenssteuerbescheid erlassen, der möglicherweise zu überhöhten Strafen führt. In diesem Fall hat der Steuerpflichtige nur 30 Tage Zeit, um eine schriftliche und begründete Einsprache zusammen mit der Steuererklärung einzureichen. Dieses Dokument ermöglicht es dem Unternehmen:
- Den Ermessenssteuerbescheid anzufechten und gegebenenfalls überhöhte Strafen zu reduzieren,
- Die Steuerveranlagung zu ändern, damit die Steuerschulden im Jahresabschluss korrekt dargestellt werden.
Der beste Zeitpunkt zur Vorbereitung der Einsprache gegen einen Steuerbescheid ist unmittelbar nach Erhalt des Bescheids.Für die Einreichung der Einsprache stehen Ihnen 30 Tage zur Verfügung. Wird diese Frist versäumt, drohen Strafen.
Wichtige Punkte bei der Einsprache gegen einen Steuerbescheid
Für die korrekte Einreichung einer Einsprache sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:
- Der Steuerbescheid selbst,
- Steuerliche Grundlagen und Elemente,
- Angaben aus der Steuererklärung.
Bitte beachten Sie, dass es bei der Erstellung der Einsprache entscheidend ist, die relevanten Bundes- und kantonalen Steuergesetze korrekt zu zitieren.
Mit den Online-Vertragsvorlagen von AdminTech können Sie folgende Einsprüche erstellen:
Einsprache gegen eine Ermessensveranlagung für Genf (juristische Person),
Einsprache gegen eine Ermessensveranlagung für Genf (natürliche Person),
Einsprache gegen eine Ermessensveranlagung für Waadt (juristische Person),
Einsprache gegen eine Ermessensveranlagung für Waadt (natürliche Person).
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