Documents juridiques à prévoir pour la clôture en temps voulu des états financiers annuels
La clôture des états financiers est souvent associée à la complexité, au stress et à des délais serrés. C’est le moment où les fiduciaires doivent réconcilier les registres financiers, finaliser les bilans, revoir la dépréciation des actifs et gérer un grand nombre d’autres tâches critiques.
Très souvent, au cours du processus de préparation, vous pouvez découvrir que votre client ne dispose pas des documents juridiques nécessaires. À ce stade, les choses deviennent encore plus difficiles, car sans certains contrats, il est impossible de vérifier les données financières avec précision.
Dans cet article, nous allons partager avec vous les documents juridiques qui sont essentiels pour la clôture des comptes annuels dans les délais, les points clés à couvrir dans ces documents et les modèles de contrats en ligne qui vous aideront.
Accord de subordination
Si l’entreprise est en état de surendettement, ou si ses actifs ne couvrent pas ½ du capital nominal et des réserves légales, elle devrait idéalement se déclarer en faillite. Si elle ne le fait pas, le dirigeant peut être tenu personnellement responsable des pertes futures accumulées.
Pour éviter cela, le créancier peut signer un accord de subordination. Ce document permet de :
- Retarder le remboursement de la dette jusqu’à l’amélioration de la situation financière de l’entreprise ;
- Empêcher le créancier de réclamer et le débiteur de rembourser volontairement ou de compenser la dette ;
- Permettre l’accumulation des intérêts sans paiement tant que la dette est subordonnée ;
- Prioriser le remboursement d’autres créanciers en cas de faillite de l’entreprise.
La meilleure période pour rédiger une convention de postposition est au début de l’année, lors de la clôture des états financiers.
Points clés à inclure dans la convention de postposition
Lors de la rédaction d’un contrat de postposition de créances, il est nécessaire d’intégrer les informations suivantes :
· La date à laquelle le montant de la dette a été enregistré ;
· L’origine de la dette, sa devise et son montant ;
· Le montant postposé, sa devise, ainsi que la suspension ou la renonciation aux intérêts.
Contrat de prêt postposé
Lorsqu’une entreprise est confrontée à un endettement excessif et souhaite contracter un prêt supplémentaire, elle peut conclure un contrat de prêt postposé avec un actionnaire ou une partie liée pour obtenir les fonds nécessaires. Ce contrat spécifie un prêt complémentaire, le montant postposé, ainsi que les conditions de remboursement. Grâce à un contrat de prêt postposé, il est possible de :
- Permettre à l’emprunteur d’accéder à des capitaux supplémentaires malgré une dette existante ;
- Reporter le remboursement du prêt jusqu’à l’amélioration de la situation financière de l’entreprise.
Le meilleur moment pour créer le contrat de prêt subordonné est en début d’année, lors de la clôture des états financiers.
Points clés à inclure dans un contrat de prêt postposé
Lors de la préparation du contrat de prêt postposé, veillez à intégrer :
- Le montant du prêt, sa devise et la date d’octroi ;
- Le montant postposé et sa devise.
Il est également possible de préciser une condition préalable, bien que ce point soit facultatif et souvent réservé aux prêteurs exigeant des garanties avant l’octroi du prêt.
Contrat de prêt de l’actionnaire
À l’inverse, lorsqu’un actionnaire est débiteur envers l’entreprise (par exemple, pour un prêt ou des factures personnelles réglées via une carte de l’entreprise), l’administration fiscale peut exiger un contrat de prêt de l’actionnaire. Ce document précise les modalités du prêt et permet aux parties de :
- Régler les obligations financières ;
- Définir les conditions de remboursement ;
- Appliquer un taux d’intérêt minimum, révisé annuellement.
Le meilleur moment pour créer le contrat d’emprunt d’actionnaire est le début de l’année, lors de la clôture des états financiers.
Points clés à inclure dans un contrat de prêt de l’actionnaire
Lors de la création de la convention d’emprunt de l’actionnaire, il est nécessaire d’ajouter les spécificités du prêt telles que :
- Le montant emprunté, sa devise, et la date d’octroi ;
- La date limite de remboursement du prêt ;
- Le taux d’intérêt applicable et la fréquence de son paiement.
Des informations complémentaires, comme les conditions préalables et les coordonnées bancaires pour les paiements, peuvent également être ajoutées.
PV d’Assemblée générale ordinaire (SA)
Dans un délai de six mois après la clôture de l’exercice financier, les états financiers doivent être approuvés par l’Assemblée générale des actionnaires. Par la suite, le procès-verbal de l’AGA doit être rédigé et signé. Ce document constitue le registre officiel des décisions financières prises au cours de la réunion.
Le meilleur moment pour rédiger le procès-verbal de l’AGA est une fois que l’assemblée générale annuelle a eu lieu.
Points clés à couvrir dans le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle
Le procès-verbal de l’AGA doit fournir un résumé détaillé des principales discussions, décisions et résolutions prises au cours de la réunion. Par conséquent, il est nécessaire d’inclure les informations concernant :
- Le lieu, la date et l’heure de la réunion ;
- Le pourcentage minimal de membres ou d’actionnaires nécessaires pour valider la réunion ;
- Les noms du président, du secrétaire et de l’auditeur de la réunion ;
- L’approbation des états financiers, réserves légales, dividendes et report à nouveau ;
- Les délibérations générales du conseil d’administration.
Réclamation contre taxation
Si une entreprise ne dépose pas sa déclaration fiscale dans les délais impartis, l’administration fiscale peut émettre une taxation d’office, susceptible d’entraîner des pénalités élevées. Dans ce cas, le contribuable dispose de 30 jours pour soumettre une réclamation écrite et motivée, accompagnée de la déclaration fiscale. Ce document permet :
- De contester la décision fiscale et de réduire éventuellement les pénalités ;
- De corriger les évaluations fiscales pour un reporting financier précis.
Le meilleur moment pour préparer la réclamation contre taxation est immédiatement après réception de la décision fiscale. Vous disposez de 30 jours pour déposer votre réclamation. Ne pas respecter ce délai entraînera des pénalités.
Points clés à couvrir dans l’opposition à la décision fiscale
Pour former correctement l’opposition, vous devez couvrir plusieurs points, notamment :
- La décision fiscale ;
- Les éléments de la taxation ;
- Les éléments de la déclaration.
Veuillez noter que lors de la préparation de l’opposition, il est important de citer les lois fédérales et cantonales correctes en matière de procédure fiscale.
En utilisant les modèles de contrat en ligne sur AdminTech, vous pouvez créer :
Réclamation contre taxation d’office pour Genève (personne morale);
Réclamation contre taxation d’office pour Genève (personne physique);
Réclamation contre taxation d’office pour Vaud (personne morale);
Réclamation contre taxation d’office pour Vaud (personne physique).
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